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Durée de conservation des documents
Un principe
La durée de conservation d'un document privé est établie en fonction de la durée pendant laquelle un consommateur peut réclamer ou peut se voir réclamer une dette et qu'il doit prouver qu'il l'a bien payée. Passé cette durée, la prescription joue et la loi considère que cette dette a été acquittée si elle n'a pas été formellement réclamée au consommateur. Et la prescription en droit belge peut être très longue (30 ans). Mais, heureusement, des exceptions existent.
Un classement par durée de conservation
Le tableau ci-dessous classe, par durée, les documents qu'il est utile de conserver. Certaines durées sont établies sur base des usages, des habitudes, d’autres sont définies en fonction de la législation.
| 1 mois | Magasins: tickets de caisse (montants peu importants) [1] |
| 1 an | Horeca: notes de restaurant et d'hôtel 6 MOIS Ramonage: certificats Transport: factures Frais d'huissiers |
| 2 ans | Prestations familiales Assurances: quittances de cotisation, double de lettre demandant résiliation et son accusé de réception, correspondance avec l'assureur concernant le règlement d'un sinistre Sécurité sociale: décomptes de sécurité sociale Garantie: certificats [2] Frais Médicaux / Médecin: preuves de paiement |
| 5 ans | Allocations de chômage Banque: documents bancaires Crédit: quittances de crédit ou prêts immobiliers Factures du notaire et honoraires Eau: factures Energie: factures de gaz, et d'électricité Téléphone, internet: factures Impôts: documents fiscaux Frais d'avocats Contrats de travail et lettres d'engagement, lettres de licenciement: double ou reçu de solde de tout compte, certificat de travail, avis d'arrêt de travail en cas de maladie ou d'accident, bulletins de versement de prestations sociales [5] Loyer: quittances de loyers [3] Redevance radio - télévision Rentes alimentaires: preuves de paiement |
| 7 ans | Banquesdocuments bancaires (comme preuve dans les cas de fraudes) |
| 10 ans | Agents immobiliers: factures Aménagement factures des travaux Construction: contrats passés avec l'architecte et/ou l'entrepreneur, Correspondances relatives à la construction, facturesn Indépendants: factures (plombier, électricien, garagiste …) Factures avec TVA Propriété: règlement de copropriété, correspondance avec syndic, PV d'assemblée générale Revenus: déclarations de revenus, justificatifs des réductions et déductions, avis d'imposition Travaux: la commande, le contrat et la réception de travaux, factures des entrepreneurs et architectes Assurances: contrats relatifs à des immeubles, doubles de correspondance, factures d'achat, factures de réparation [4] ... Assurances: avis d'échéance et preuves de paiement des contrats d'assurance sur la vie et d'assurance décès bénéficiant de réductions fiscales, en cas de règlement à votre profit du capital d'une assurance décès |
| A vie | Jugement: preuves de paiement des indemnités dues par suite d'un jugement Vie commune: Document relatif à l'union libre, contrat de vie commune, etc. Actes notariés Assurances: contrats d'assurance responsabilité automobile et professionnelle [5] Carnet de santé Carte de groupe sanguin Décès: testaments et documents relatifs aux successions Diplômes et titres professionnels Donation: actes [5] Dossier médical: résultats des analyses, examens Enfant: acte de reconnaissance ou jugement d'adoption Famille: livret de famille, souvenirs anciens relatifs à la famille (annonces de mariage, de décès) Mariage: contrat de mariage, livret de famille Vie commune: document relatif à l'union libre, contrat de vie commune, etc. Séparation: Jugement de divorce ou de séparation de corps Vaccination: Certificat de vaccination |
Cas particuliers
- Bien immeuble vendu, détruit, inutilisable : documents : Au terme de leur valeur.
- Bien meuble : documents : Au terme de leur valeur.
- Véhicule automobile : documents : Au terme de leur valeur.
- Assurances : factures, expertises et certificats médicaux : Jusqu'à complète indemnisation.
- Habitation : titre de propriété : Jusqu'Ã la revente.
- Salaires et rémunérations : bulletins et fiches de paie : Jusqu'Ã liquidation de la pension.
- Modes d'emploi, de montage : Pendant la durée d''utilisation de l'objet.
- Assurances : contrats relatifs à des immeubles, doubles de correspondance, factures d'achat, factures de réparation ... : Tant que les meubles sont assurés.
[1] Attention: parfois le ticket de caisse fait également fonction de certificat de garantie et doit alors être gardé pendant au moins deux ans.[2] Jusqu'à la fin de la garantie
[3]Jusqu'à 5 ans après la date à laquelle vous avez quitté la maison.
[4] Tant que les biens immeubles sont assurés pour au moins 10 ans.
[5] Et au minimum jusqu'à l'âge de la retraite.
Source : CRIOC
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